El control de stock en una cervecería artesanal no es un solo problema: son tres problemas distintos solapados. Los insumos tienen lógica de fechas de vencimiento y consumo por lote. El producto terminado en tanque se vuelve obsoleto si no se vende a tiempo. Y los barriles son activos de capital que circulan por los clientes y suelen perderse si no se rastrean. Sin un sistema de gestión de stock especializado, los tres se gestionan mal al mismo tiempo.
Los tres niveles de stock en una cervecería
Para gestionar el stock correctamente, hay que entender que una cervecería maneja simultáneamente:
- Stock de insumos: maltas, lúpulos, levaduras, adjuntos, agua, clarificantes, materiales de packaging (etiquetas, tapas, latas, cajas). Cada uno con su propia unidad de medida, fecha de vencimiento y punto de reorden.
- Stock de producto en proceso: cerveza en tanques de fermentación y maduración, medida en litros, asociada a un número de lote y a una fecha estimada de disponibilidad.
- Stock de producto terminado: unidades envasadas (botellas, latas) y barriles llenos disponibles para la venta.
El problema del stock de insumos sin sistema
El faltante de insumos en el día de cocción es uno de los eventos más costosos e inconvenientes que puede sufrir una cervecería. Implica cancelar o postponer un bache planificado, perder tiempo de fermentador disponible y alterar el calendario de producción.
Esto ocurre porque el stock de insumos se lleva manualmente o no se lleva, y quien planifica la cocción no cruza los requerimientos de la receta contra el stock disponible real. Un software de gestión debería hacer ese cruce automáticamente al momento de planificar el bache, alertando si hay insumos insuficientes.
El sobrestock de insumos es el problema opuesto: comprar más lúpulo del necesario porque "conviene tener de sobra" genera vencimientos, pérdida de calidad aromática y capital inmovilizado. Las alertas de stock mínimo y la proyección de compras basada en el plan de producción son la solución.
Control de stock de producto terminado
El stock de producto envasado necesita control por tres razones: saber qué hay disponible para vender, evitar que producto vencido llegue al cliente, y poder comprometer entregas con certeza.
Un sistema de gestión debe actualizar el stock automáticamente cuando se registran ventas (que lo reducen) y cuando se registran envasados de un bache (que lo aumentan). El control manual de esto, con planillas, siempre tiene algún decalaje o error.
Para cervezas de temporada o lanzamientos limitados, el control de stock es especialmente crítico: la sobrecomercialización de un lote limitado es un problema de reputación además de logístico.
Tracking de barriles: el activo más difícil de controlar
Los barriles son activos de capital significativos: un barril de acero inoxidable de 50 litros cuesta entre $200 y $400. Una cervecería mediana tiene entre 100 y 500 barriles en circulación. Sin control, entre el 10% y el 20% se pierde o queda retenido en clientes por tiempo indefinido.
El control de barriles requiere saber: cuántos barriles de cada capacidad están en circulación, qué barriles tiene cada cliente, cuánto tiempo llevan afuera y cuándo vencen su alquiler implícito. Esto se resuelve con un sistema de tracking de barriles con código QR.
Proyección de compras basada en el plan de producción
Una funcionalidad valiosa de un software de gestión es la proyección de compras: dado el plan de producción de las próximas semanas (qué estilos se van a producir, en qué volúmenes), el sistema calcula qué insumos se van a necesitar y los contrasta contra el stock disponible. El resultado es una lista de compras prioritaria, con cantidades exactas.
Esto elimina las compras de emergencia (más caras, menos planificadas) y el sobrestock por compras especulativas. Es una funcionalidad que tiene impacto directo en el flujo de caja.
Rotación de stock y fecha de vencimiento
Un buen sistema de control de stock también gestiona la rotación FIFO (primero en entrar, primero en salir) para insumos y producto terminado, y alerta antes de que productos se acerquen a su fecha de vencimiento. Para lúpulos y levaduras, cuya calidad se degrada rápidamente, esto tiene impacto directo en la calidad del producto final.
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